Het Creëren van een Effectief IVRS: Een Stap-voor-Stap Gids

Hoe schrijf je het script voor een complex telefoonmenu?

telefoonbeantwoorder

Het ontwerpen van een Interactive Voice Response System (IVRS), of telefoonmenu, kan een uitdaging zijn. Je wilt dat je klanten snel en efficiënt hun weg kunnen vinden, maar je moet ook rekening houden met afwezigheid, vakanties en onverhoopte calamiteiten. Hier is een stap-voor-stap gids om je te helpen een effectief IVRS te creëren.

Stap 1: Bepaal je behoeften Voordat je begint met het schrijven van je script, moet je eerst bepalen wat je nodig hebt. Hoeveel opties wil je aanbieden? Heb je verschillende menu’s nodig voor verschillende tijden van de dag of het jaar? Moet je IVRS meertalig zijn? Als je overweegt om meertalige opties toe te voegen, zorg er dan voor dat je de middelen hebt om deze talen te ondersteunen. Het heeft geen zin om een Chinese versie te hebben als er maar één persoon in je bedrijf is die Chinees spreekt.

Stap 2: Schrijf je script Begin met het schrijven van je script. Zorg ervoor dat je instructies duidelijk en beknopt zijn. Vermijd jargon en zorg ervoor dat je taalgebruik toegankelijk is voor je hele doelgroep.

Stap 3: Plan voor afwezigheid en vakanties Zorg ervoor dat je scripts hebt voor wanneer je bedrijf gesloten is of tijdens vakanties. Deze scripts moeten duidelijk aangeven wanneer je bedrijf weer open zal zijn en wat klanten in de tussentijd kunnen doen.

Stap 4: Plan voor calamiteiten Het is altijd een goed idee om een plan te hebben voor onverhoopte calamiteiten. Dit kan een apart telefoonnummer zijn dat klanten kunnen bellen, of instructies over wat ze moeten doen in geval van een noodsituatie.

Stap 5: Structuur je wachtlus Bedenk hoe je je wachtlus wilt structureren. Wil je dat klanten in de wacht worden gezet, of wil je dat ze de optie hebben om een bericht achter te laten en teruggebeld te worden? Als je kiest voor de laatste optie, zorg er dan voor dat je duidelijk aangeeft hoe snel ze een terugbelverzoek kunnen verwachten.

Het creëren van een effectief IVRS kan een uitdaging zijn, maar met een beetje planning en voorbereiding, kun je een systeem creëren dat zowel voor jou als voor je klanten werkt. En als je hulp nodig hebt bij het inspreken van je IVRS, dan is Martijn Warnas de perfecte keuze. Met zijn jarenlange ervaring als stemacteur en als stem van honderden bedrijven, kan Martijn je helpen een succesvol IVRS te creëren.

Voorbeeld nodig? Hier een compleet voorbeeldscript als startpunt voor je eigen centrale.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *